遠距會議最大的挑戰就是讓每個人都坚持參與和專注，但只需控制7個要點，就能讓會議更簡單、更有效率。

 

遭到新冠肺炎影響，許多公司都開始實施在家工作來防疫，沐鸣网站遠距的視訊會議的需求大量增加。該怎麼讓遠端的視訊會議開得順利、有效？本文整理出7大要點：

 

1. 開會提早10分鐘，先搞定軟硬體

大家一定都遇過開會時設備毛病而導致耽誤時間的困境，遠距會議比實體更仰賴科技，因而事前準備相當重要。建議與會者在會議開始前，先測試你的設備、熟习操作方式，同時檢查保網路連線能否穩定、電腦電量能否充足，需求錄影的話，記得檢查硬碟容量夠不夠，也能够在會議開始前5-10分鐘就與成員們連上線，提早扫除技術問題。

 

此外，由於機器有時難以捉摸，最好再額外準備一個備案，像是備用的軟體或網站。

 

至於要用什麼工具來開會，沒有一定的標準答案，只需與會的成員們達成共識就好，並且晓得怎麼运用就好，沐鸣登录視訊器材網站owllabs整理了10大常用的視訊會議軟體，可供參考：

 

Zoom

Google Hangouts

UberConference

TrueConf Online

Skype

FreeConference

Appear.in

Slack Video Calls

Facebook Live

YouTube Live

2.慎選會議參與者，不要太多人

 

視訊會議並不適合太多人參與，因而挑選與會的成員很重要，最好是與會議主題有直接相關的人，以2-10人開會最佳，才不會出現「冗員」。

 

開會的目的有很多，可能是集思廣益、專案更新或是向上司匯報進度等等。不论是哪一種，在遠距會議前都應該要事前好布置議程、時間以及目的，例如必須討論的主題、必須完成的結果等等，並通知每一位與會者，讓大家都能够先準備，不用浪費時間在會議中考虑。

另外，許多公司可能會有例行性的周會或月會，在抗疫的十分時期，應該評估會議的必要性以及成果，並考慮減少次數、減少人數以至取消。

 

3.共享螢幕和簡報，視覺化複雜數據

視訊會議最大的困難就是無法面對面，沒辦法看到實體資料或簡報，準備一個能够共享的視窗就很重要，能够运用共享螢幕功用，展现你想講的圖表、數據或是內容，才不會讓成員們摸不著頭緒，進而影響專注水平。

 

4.打理好表面和環境，太邋遢很扣分

若是跟重要的上司開會，千萬別因為在家就穿著睡衣上場，簡單乾淨的衣著最為恰當，也要略微整理一下本人開會的空間，房間太亂或是周遭物品太多，容易讓其他成員分心，也可能默默留下不好的印象。

 

盡量選在不會有噪音干擾的中央，假如周遭真的太吵（例如家中有幼兒），沐鸣平台登陆能够在本人不發言的時候先關掉麥克風，以免擾亂會議進行。

 

5.事前訂好發言規則，確保一切人都能參與

視訊會議無法實際看到對方，可能更容易會發生多人同時說話、某人偏題主題、會議時間超時等問題，能够制定一些規則並告知大家，例如發言前必須做出手勢、規定每個人的發言長度或是時時提示時間，這樣能够防止混亂或是沒效率的會議。

 

面對著電腦說話也很容易讓人沒有參與感，掌管者在開始前能够先閒聊幾句，並介紹每個人的職位及負責的局部，接下來說明流程，分配好紀錄、提示時間或決策等工作，能够的話，分配每個人必須要發言的主題或項目，至少一項為佳（可於會議前就先通知），讓大家都有參與感，也能够事前準備更能夠專心。

 

6.一心多用超明顯，最好坚持專注

由於視訊會議跟在公司會議室的環境很不同，多了許多外界的干擾，讓本人坚持專注相當重要，千萬不要在開會的同時偷偷看影片、聊天、讀文章或是收email，以至也不應該邊開會邊吃飯或滑手機，若是會議的時間比較長，能够適時休息個5-10分鐘。

 

當輪到你發言時，應該看著鏡頭說話，不要看著螢幕上的其别人，這樣會看起來很奇异，而別人發言時，沐鸣登录也應該盡量專注，事實上，當一切人的臉都擠在同一個螢幕時，你若是看向別的中央或做其他事，大家都是看得到的。

 

7.確保有結論與成果，會後持續盯進度

真正有效的會議應該要有明確的結果或是進展，因而在開會時，大家偏題或沒有討論真正重要的事時，掌管者能够適時提示，讓會議坚持適當的效率，並領導大家在正確的軌道上，完本钱次會議的目的。若是團隊的成員們並不習慣開視訊會議，能够在結束後詢問大家的意見，並討論能否有能够改善的中央，讓之後的會議能够進行得更順利。

 

別忘了在會後將紀錄寄給大家，讓團隊成員都晓得會議的結論、目標和希冀，掌管者或是主管也要記得在會後持續檢查大家的進度，才干讓遠距職場繼續坚持運作。

 

遠距會議最大的挑戰就是讓每個人都坚持參與和專注，但只需控制以上幾個要點，就能讓會議更簡單、更有效率，也能一同度過這個艱難的十分時期。